オフィス移転には、法定手続きに始まり対外連絡まで様々な作業が発生します。
ここでは、そんな移転のタイミング、行わなければならない作業を解りやすくまとめました。
ここでは、そんな移転のタイミング、行わなければならない作業を解りやすくまとめました。
６ヵ月前から移転を計画したオフィスの例です。
お客様によって異なりますが、おおまかにはこのようなスケジュールで進んでいきます。
お客様によって異なりますが、おおまかにはこのようなスケジュールで進んでいきます。
| スケジュール例 | |
| ６ヶ月以前 |
・ 移転先エリアの選定と周辺調査 ・ 候補地における取引銀行の支店場所の確認 ・ 移転先に類似称号がないかの事前確認 ・ 移転を議案とする株主総会、取締役会の開催と決議 ・ 商号仮登記の申請 |
|---|---|
| ６ヶ月前 |
・ 新規賃貸借契約の締結 ・ 現オフィスの賃貸借契約解約通知 ・ 移転日の決定と移転先の視察 ・ 新オフィスのレイアウト検討 ・ 運送業者の見積もりと選定 |
| ３ヶ月前 | ・ 移転スケジュールの最終決定、新規購入什器の発注 |
| ２ヶ月前 |
・ 移転案内状の作成と送付先のリストアップ ・ 監督官庁に提出する書類の収集と届け先の確認 ・ 新オフィスの住所を記載した帳票類、名刺、印鑑の発注 |
| １ヶ月前 |
・ 届出に必要な添付書類と枚数の確認 ・ 書類の要・不要の選別と廃棄の開始 ・ 取引銀行、生命保険会社、損害保険会社との事務手続き打ち合わせ ・ ゴミ収集業者、不用品引取業者、市区町村の清掃課との打ち合わせ ・ NTT等への移転通知と新しい電話番号の入手 |
| ２週間前 |
・ 移転先案内状の発送 ・ 公共機関（電気、ガス、水道、NHK、郵便局など）への移転通知 ・ パソコンデータのバックアップ |
| １週間前 |
・ 電子機器、大型機器の移転開始 ・ 机、ロッカー、私物の整理 |
| 移転当日 |
・ 机、ロッカー、帳票類の移転 ・ 旧オフィスの掃除 |
| 移転日以降 |
・ 荷物整理、パソコン、社内ネットワークの接続 ・ 移転の登記申請（登記所）、他の監督省庁への届出 ・ 各業者への費用支払い ・ 旧オフィスの原状回復工事、権利金・保証金等の精算 ・ 社員に通勤経路の変更届を提出させる ・ 身分証明書の会社所在地の変更 |
必須の事務作業の他にも、心がけておくと便利なことがあります。
あいさつは移転当日より数日前に行います。移転日と作業開始時間もお伝えしましょう。
新しいオフィスの近隣へも、同様にお伝えしましょう。
新しいオフィスの近隣へも、同様にお伝えしましょう。
書類など重量のあるものは、小さなダンボールに小分けに入れましょう。
大きなダンボールに重量のあるものを入れると、重くなりすぎて作業に支障をきたします。
大きなダンボールに重量のあるものを入れると、重くなりすぎて作業に支障をきたします。
ダンボールを重ねても中身が何か分かるように、内容物を記したラベルを2面以上に貼ります。
混乱を防ぐために、ラベルの種類、書き方、貼り方を社内で統一しましょう。
混乱を防ぐために、ラベルの種類、書き方、貼り方を社内で統一しましょう。
現金、有価証券、通帳、印鑑などの貴重品類が、他の荷物に紛れ込んでしまっては大変です。
移転中責任者が保管し、携帯するようにします。
移転中責任者が保管し、携帯するようにします。
作業のめどが立ったら、ぜひ慰労会を開催しましょう。
ジュースやお菓子を並べる程度でかまいません。
社員の労をねぎらい、新オフィスでがんばる気持ちを引き出しましょう。
ジュースやお菓子を並べる程度でかまいません。
社員の労をねぎらい、新オフィスでがんばる気持ちを引き出しましょう。
